今回、仕事の段取り力を向上させる研修を担当しました。「段取り」の語源は、歌舞伎の楽屋用語といわれています。歌舞伎界で「段」とは話の区切りや一幕を指して、芝居の筋や構成の運びを「段取り」といったそうです。 それが転じて、現在では段取りは「物事を進める上で順序・手順・準備」と定義されています。「段取り八分」といわれるように、段取りによって物事が成功するかどうかが決まるといっても過言ではありません。
ただ、段取りをするにしても、その人なりの拘りや性格などによって向いている段取りや向いていない段取りもあります。そこで研修では色々な段取りに関するヒントを提供する研修に構成してみました。
特に現代ではパソコン作業が中心でペーパーレスで仕事を行うことがほとんどのため、パソコンのデスクトップに「今日の仕事」などのフォルダーを貼りつけて、仕事をしていくことが理想です。そこで次に大切なのは一日の仕事を優先順位をつけて、重要度と緊急度に合わせたプライオリティーを重視した業務遂行が大切になってきます。
ところが、私たちの仕事では予定通りに仕事ができない場合もあります。それは「割込」の仕事が発生することです。お客様のクレーム対応や上司からの緊急度の高い仕事が舞い込んでくるなど、想定外のことも発生するからです。
今回の研修ではイレギュラーな対応も含めて、ToDoリストの活用方法や優先順位の付け方、「割込」の仕事が入ってきた場合の確認方法や周囲の人の動きを考えたチームワークの実践などを多岐にわたり、演習やワークを通じて再認識する研修です。
今回の研修は特に自身にとっても感慨深い研修でした。なぜなら実施地が自身の苗字のつく都市であったり、とても風情のある街での仕事であることがとても印象的でした。
